FORWARDING DOKUMEN

Freight Forwarding Documentations

Jenis Document dalam Freight Forwarder

         DOKUMEN merupakan salah satu bagian dari usaha freight forwarding yang sangat fital. Untuk itu dibutuhkan pemahaman yang cukup mengenai seluk beluk dokumen, agar usaha freight forwarding menjadi lebih lancar, tanpa melakukan kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak perlu terjadi. Semua kesalahan bisa saja terjadi hanya karena ketidak mengertian kita tentang dokumen-dokumen freight forwarder.

         Untuk membatasi pokok bahasan kita tentang dokumen, yaitu dokumen-dokumen yang berhubungan secara langsung dengan service freight forwarding, jadi dokumen-dokumen lainnya, seperti packing list atau  invoice, tidak termasuk dalam pokok bahasan kita.

Secara umum, kita akan membagi dalam 2 pokok bahasan, yaitu :

I.  Dokumen-dokumen yang kita terima dari customer.

II. Dokumen-dokumen yang kita terbitkan untuk customer.

     Dokumen-dokumen yang kita terima dari customer ada 2 macam, yaitu :

a. FIATA Forwarding Instructions – FFI atau Shipper’s Instructions.

b. FIATA SDT – Shipper’s Declaration of Dangerous Goods.

    Dokumen-dokume yang kita terbitkan untuk customer ada 5 macam, yaitu :

a. FIATA FCR – Forwarder’s Certificate of Receipt.

b. FIATA FCT – Forwarder’s Certificate of Transport

c. FBL – Negotiable FIATA Combined Transport Bill of Lading.

d. FWR – FIATA Warchouse Reccipt.

e. House Bill of Lading/House Airway Bill.

   

Sekarang kita akan membahas satu persatu dari ketujuh dokumen tersebut diatas.

1. Fiata forwarding instructions – FFI or Shipper’s Instructions.

                   Kita mengenal adanya sebuah dokumen yang disebut sebagai Shipping Instructions, yang merupakan instruksi dari customer kepada forwarder untuk melaksanakan pengangkutan barang miliknya. Bentuk Shipping Instructions tersebut sangat beragam, dimana masing-masing customer memiliki kebebasan untuk membuatnya. FIATA Forwarding Instructions ini dibuat oleh FIATA untuk menyeragamkan bentuk bagi semua anggota asosiasi Freight Forwarding diseluruh dunia, disamping itu untuk meningkatkan standard profesionalitas sebagai forwarder. Mengingat Gafeksi adalah merupakan anggota FIATA, maka setiap  anggota GAFEKSI dapat menggunakan dokumen ini dalam kegiatannya.

Kegunaan :

            Customer menerbitkan dokumen ini kepada forwarder, sehingga timbul hubungan kontraktual antara forwarder dengan customer untuk mengatur pengangkutan dari point A ke point B. Customer diharapkan untuk dapat melengkapi semua data yang diperlukan sehubungan dengan rencana pengiriman abrang miliknya, termasuk dokumen-dokumen pendukung lainnya, yang dibutuhkan.

            Forwarder bisa membantu customer dalam pengisian FIATA Forwarding Instructions.

2. Fiata sdt – shipper’s declaration for the transport of dangerous goods

       Customer wajib mengisi, menandatangani dan mengembalikan dokumen pengiriman ini kepada freight forwarder yang ditunjuknya untuk melaksanakan pengiriman barang, apabila barang yang akan dikirimnya termasuk dalam kategori barang berbahaya

       Dokumen ini berisi informasi yang mendetail, termasuk didalamnya informasi mengenai klasifikasi Barang Berbahaya sesuai dengan peraturan pengangkutan barang.

Isi dari dokumen FIATA SDT adalah sebagai berikut  :

a. Nama shipper dan alamat

b. Nama forwarder

c. Marking, jumlah dan jenis kemasan – nama tekhnis dari barang yang    bersangkutan

d. Berat kotor dan berat bersih

e. Klasifikasi atau karakteristik barang yang akan dikirim.

3. Fiata FCR– Forwarder’s Certificate of Receipt.

Kegunaannya :

Dokumen ini merupakan penyataan secara resmi dari pihak freight forwarder bahwa ia sudah mengambil alih penguasaan atas barang-barang

Tanggung jawab forwarder :

Freight Forwarder dianggap bertanggung jawab untuk menerima dan mengirimkan barang-barang kepada pihak yang dikehendaki oleh shipper.

Catatan khusus:

1. FIATA FCR bukan surat berharga, karena pengiriman barang-barang kepada     consignee

     tdk  tergantung kepada penyerahan dokumen ini.

2. Dibagian belakang dokumen ini mencantumkan Standard Conditions dari          Negara

     dimana  dokumen ini diterbitkan

3. Ketika menerbitkan dokumen ini, freight forwarder harus yakin, bahwa :

    a.  Barang-barang yang bersangkutan telah diterima olehnya atau agen yang `ditunjuknya

         dan pelaksanaan pengiriman barang tersebut diperuntukkan             semata-mata untuknya

    b.  Barang-barang tersebut sesuai dan kelihatan dalam keadaan baik

    c.  Data-data yang tercantum dalam dokumen sudah sesuai dengan instruksi yg Diterima.

    d. Kondisi-kondisi dalam dokumen-dokumen pengapalan, misalnya B/L,tidak

        bertentangan dengan tanggung jawabnya sehubungan dengan FCR.

    Isi/informasi yang ada dalam dokumen FCR meliputi  :

   1. Nama prinsipal dari supplier atau forwarder.

   2. Nama dan alamat consignee.

   3. Marks and Numbers.

   4. Jumlah dan jenis kemasan

   5. Keterangan tentang barang.

   6. Berat Kotor

   7. Ukuran barang

   8. Tempat dan tanggal penerbitan FCR.

     4. Fiata FCT – Forwarder’s Certificate of Transport

         Kegunaannya :

         Dengan menerbitkan FCT kepada pengirim barang, maka forwarder  berkewajiban

         untuk melakukan mengiriman barang-barang ke tempat tujuan melalui agen yang di   

         tunjuk olehnya.

        Tangung jawab forwarder :

            Forwarder dianggap bertanggungjawab atas pengiriman barang-barang ke tujuan,

        melalui agen yang ditunjuk olehnya, kepada pemegang dokumen sesuai dengan kondisi-

        kondisi yang tercantum dalam FCT.

        Catatan Khusus :

        1. FIATA FCT adalah surat berharga dan penyerahan barang-barang hanya dapat     berlaku  apabila ditunjukkan dokumen FCT asli

        2. Dibagian belakang dokumen  ini mencantumkan Standard Trading Conditions       dari

             Negara dimana dokumen ini diterbitkan.

        3. Ketika menerbitkan FIATA FCT, freight forwarder harus yakin bahwa :

            a. Barang-barang sudah sesuai dan kelihatan dalam keadaan baik.

            b. Data-data yang tercantum dalam dokumen sudah sesuai dengan instruksi yang

                diterima.

            c. Kondisi-kondisi dalam dokumen-dokumen pengapalan, misalnya B/L,tidak

                bertentangan dengan tanggungjawabnya sehubungan dengan FCT.

           d. Tanggungjawab untuk menutup asuransi dari pengiriman barang tersebut sudah  

                disepakati

           e. Dengan jelas disebutkan jumlah dokumen original yang telah diterbitkan

       4. Freight forwarder biasanya mengenakan biaya atas penerbitan dokumen   FIATA   FCT

           kepada customer

           Isi dari informasi yang terdapat dalam FIATA FCT :

            1.      Nama prinsipal.

            2.      Nama consignee.

            3.      Nama pihak ke-3 yang ikut diberitahu.

            4.      Pelabuhan muat.

            5.      Pelabuhan tujuan.

            6.      Marks and Numbers.

            7.      Jumlah dan jenis kemasan.

            8.      Keterangan tentang barang

            9.      Berat Kotor.

            10.   Ukuran barang.

            11.   Asuransi.

            12.   Freight dan biaya-biaya dibayarkan kepada

            13.   Tanggal dan tempat penerbitan FIATA FCT.

       5. FBL – Negotiable FIATA Combined Transport Bill of Lading

           Kegunaannya :

                  FBL merupakan dokumen lanjutan (Through Document) yang dipergunakan oleh

           Internasional Freight Forwarder  yang  bertindak  sebagai  Multimoda  Transport

           Operator (MTO)

             Tanggung Jawab Forawarder :

            Dengan menerbitkan FBL, maka forwarder bertanggungjawab tidak hanya terhadap

             pelaksanaan kontrak angkutan barang saja, dan penyerahan barang ditempat tujuan

             tetapi juga terhadap tindakan dan kesalahan dari carrier dan pihak ketiga lainnya

             yang terkait.

            Catatan Khusus :

            1. FBL itu negotiable kecuali dinyatakan sebaliknya.

            2. Diterima oleh Bank untuk pengurusan L/C (Documentary Credit)

            3. dapat juga dipergunakan sebagai marine B/L (Ocean B/L).

            4. Ketika menerbitkan FBL, freight forwarder harus yakin, bahwa :

    a,  Dia atau agennya telah mengambil alih pengapalan barang yang tercantum

         didalamnya dan hak dari pengirimannya semata-mata tergantung pada dirinya

          saja.

                 b.  Barangnya kelihatan dalam keadaan baik.

                 c.  Data-data yang tetrcantum dalam dokumen sesuai dengan instruksi yang  telah

                      Diterima.

                 d.  Tanggung jawab mengenai asuransi barang telah disepakati.

                 e.  Dengan jelas disebutkan jumlah dokumen asli yang harus diterbitkan.

             5.  Dengan menerbitkan FBL, maka forwarder menerima kewajiban – kewajiban

                 SDRs perkilo dari barang yang hilang atau rusak. Bila harapan dari terjadinya

                 kehilangan atau kerusakan barang dapat diketahui, maka tanggungjawabnya

                 akan ditentukan sesuai dengan pembagian yang relevan dari Hukum Nasional

                 atau Konvensi Internasional yang berlaku.

            6.  Sangat dianjurkan agar freight forwarder yang menerbitkan FBL, untuk

                 menutup tanggungjawabnya dengan asuransi

                 Isi dan informasi yang terdapat dalam FBL :

                1.      Nama shipper.

                2.      Nama consignee.

                3.      Nama pihak ketiga yang ikut diberitahu.

                4.      Tempat penerimaan barang.

                5.      Nama kapal.

                6.      Pelabuhan Muat.

                7.      Pelabuhan pembongkaran/tujuan.

                8.      Tempat penyerahan barang.

                9.     Merek dan nomor.

              10.     Jumlah dan jenis kemasan.

              11.     Perincian barang.

               12.    Berat kotor.

               13.    Ukuran barang.

               14.    Jumlah freight dibayar di ...

               15.    Freight dibayar di ...

               16.    Asuransi muatan

               17.    Jumlah FBL asli.

               18.    Nama agen yang akan melaksanakan penyerahan barang.

5, FWR – FIATA Warehouse Receipt

Kegunaannya :

Dipergunakan oleh freight forwarder yang mengoperasikan pergudangan. Ini berhubungan dengan perincian pembagian hak dan pemegangnya, dengan endorsement pada dokumen, pemindahan hak, dan perjanjian bahwa penyerahan barang dengan menyerahkan dokumen FWR senilai barang yang diserahkan oleh pedagang.

Tanggung Jawab Forwarder :

Di Negara-negara dimana STC mencantumkan tentang aktifitas pengoperasian pergudangan, maka peraturan itu akan berlaku pada FWR yang diterbitkan dinegara itu.

Catatan Khusus ;

Dokumen ini tidak negotiable kecuali dinyatakan sebaliknya. Apabila disuatu Negara diberlakukan secara legal adanya warehouse recept sesuai dengan hukum nasional yang berlaku, maka FIATA FWR tidak perlu dipergunakan lagi dinegara tersebut.

Isi dan informasi yang terdapat dalam FIATA FWR :

1.   Nama pemasok/supplier.

2.   Nama depositor.

3.   Nama pengelola pergudangan.

4.   Nama gudang

5.   Alat pengangkut.

6.   Asuransi

7.   Merek dan nomor.

8.   Jumlah dan jenis kemasan.

9.   Perincian barang.

10. Berat kotor.

11. Apakah barang diterima dalam keadaan baik? Oleh siapa?

12. Indikasi berat kotor, dilakukan oleh siapa?

13. Tempat dan tanggal penerbitan.

6. House Bill of Lading/House Airway Bill

Kegunaannya :

Apabila freight forwarder bertidak sebagai carrier dengan melakukan cargo consolidation atau groupage dengan angkutan laut atau angkutan udara, maka freight forwarder tersebut menerbitkan Bill of Ladingnya sendiri kepada masing-masing shipper.

Tanggung Jawab Freight Forwarder :

Tidak ada keseragaman isi atau kondisi dari House Bill of Lading, karena freight forwarder menikmati ‘Kebebasan Berkontrak’.

Ini dijelaskan sebagai berikut :

            a.     Beberapa forwarder tidak menerima tanggungjawab terhadap hilang atau   rusaknya barang yang terjadi, apabila barang itu berada dibawah kekuasaan        atau pengawasan actual carrier.

b.    Yang lainnya bertanggungjawab sebagai agen meskipun mereka bertindak       sebagai principal dan menerbitkan Bill of Ladingnya sendiri.

            c.     Beberapa freight forwarder menerima pertanggunganjawab, dalam hal ini memebayar kerugian kepada shipper, sebagaimana dia juga menerima ganti      rugi dari carrier yang bertanggungjawab.

d.    Beberapa freight forwarder yang menerbitkan HBL bertanggungjawab secara              penuh seperti yang tercantum dalam FBL.

Isi dan informasi yang terdapat dalam FBL :

Tidak ada keseragaman dalam isi dokumen yang diterbitkan oleh forwarder, tetapi pada umumnya, berisi data-data sebagai berikut :

1.      Nama shipper.

2.      Namaconsignee.

3.      Pihak ketiga yang turut diberitahu.

4.      Pelabuhan/Airport pemuatan

5.      Tanggal keberangkatan

6.      Tanggal tiba.

7.      Pelabuhan pembongkaran

8.      Tujuan akhir

9.      Freight dibayar di ...

10. Jumlah BL asli.

11. Merek dan nomer.

12. Jumlah dan jenis kemasan.

13. Berat kotor.

14. Kondisi penyerahan.

15. Keterangan tentang keadaan barang.

16. Tempat dan tanggal penerbitan HBL.

17. Nama dan alamat agen penyerahan barang.

Selain data-data tersebut di atas, dapat juga dicantumkan kode keagenan IATA, nomer rekening, juga nomer rekening shipper/consignee, route, jenis valuta untuk pembayaran freight, nilai barang yang diberitahukan untuk kepentingan pengangkut maupun untuk kepentingan pabean.